En el ámbito empresarial u organizacional, se entiende como silo al síndrome o incapacidad que existe para llevar a cabo un trabajo eficiente, ya sea en algún área, departamento o unidad específica, pues no existe intercambio ni comunicación con el resto de la compañía.
Lo que suele ocurrir en los casos de silo empresarial es que se concibe como una analogía en la que existe un contacto y entendimiento mínimo en relación al entorno en que se encuentran, es decir, que los grupos de trabajo o las personas trabajan de forma aislada y sin involucrarse entre sí.
De hecho, la palabra “silo” deriva del inglés, como una forma de nombrar a los enormes contenedores cilíndricos que usan los agricultores para almacenar determinado tipo de granos, esto con la finalidad de aislarlos y no exista transferencia con cualquier otro tipo de grano, producto o compuesto.
¿Cómo se forman los silos?
El silo en las empresas puede derivar en gran medida de las fallas de organización y comunicación. Por un lado, se originan cuando los líderes, y en consecuencia los trabajadores, se enfocan en su equipo directo, sin tomar en cuenta el resto de departamentos que integran la empresa.
Al “tomar partido” o “beneficiar” a un grupo específico, se erige una barrera en el equipo de trabajo, pues entonces los departamentos no intercambian información ni conocimientos, afectando el desarrollo de actividades y, por ende, la productividad.
Cuando los lideres toman lealtad, impiden una comunicación fluida entre los empleados, sin tener en cuenta las repercusiones: guerras entre departamentos, la salud mental de los trabajadores, la pérdida de ingresos, en conclusión, las operaciones empresariales se ven afectadas.
Muchas veces la falta de dirección en los líderes principales, la ausencia o no claridad de objetivos, la falta o ausencia de comunicación, la desconfianza en el equipo de trabajo, el subestimar el talento de los trabajadores y el favorecer a algunas personas más que otras en cuanto recursos, dinero o infraestructura, pueden ser el origen de un silo empresarial profundamente marcado.
Los silos resultan bastante difíciles de derribar una vez que se han establecidos. Aunque mientras más tiempo tardes den detectarlos e implementar soluciones, más complejo será erradicarlos.
Tipos de silos
En las empresas, pueden ocurrir cuatro tipos de silos:
- Horizontales: Cuando ocurren entre trabajadores de departamentos diferentes.
- Verticales: Cuando ocurren entre trabajadores y jefes, es decir, entre diferentes jerarquías.
- Geográficos: Cuando se trata de multinacionales, franquicias o modelos empresariales similares, pueden ocurrir silos entre empresas de diferentes países.
- Demográficos: Cuando ocurren entre diferentes generaciones de trabajadores, por lo general, entre el personal con antigüedad y el personal joven.
Causas de los silos organizacionales
Aunque ya te comentamos como se originan los silos, vamos a ahondar un poco más en las causas principales:
Fallas en la comunicación
La falta de comunicación suele ser la causa principal de silo en las empresas, tanto entre líderes y el equipo, como dentro del propio equipo. Por lo general, los empleados suelen seguir sus prioridades sin prestar atención a lo que otros necesitan o quieren.
Para evitar este tipo de situaciones, se debe contar con líderes que fomenten la confianza, participación y escucha con los trabajadores, especialmente cuando se trate de la toma de decisiones.
Competitividad por los recursos
Cuando los grupos deben competir por incentivos, premios, aumentos, recursos o cualquier otro beneficio laboral, lo común es que termine por surgir un silo.
Si se va a invertir o motivar al equipo, los lideres deben asegurarse de contar con lo necesario para que todos puedan acceder a determinada recompensa, reconocimiento o beneficio. Incluso de ser el caso, crear oportunidad para que todos puedan gozar del mismo.
Aunque pocas empresas cuentan con presupuestos holgados o ilimitados, lo ideal es que los recursos se otorguen de forma equitativa o sean accesibles para todos en igualdad de condición.
Sin saberlo, muchas empresas crean regularmente entornos que permiten el desarrollo de silos organizacionales que dificultan el trabajo colaborativo, generan la pérdida de recursos y crean una tensión general que repercute en el crecimiento de la organización.
Carencia en la mentalidad de equipo
Esta es otra causa común, y no hablamos del sentido de pertenencia o el “ponerse la camiseta” que mucho lideres intentan predicar. La idea es comprender en primera instancia como se engranan los equipos dentro de una empresa, de modo que el líder se comunique efectivamente con todos los departamentos y fomente la participación de todos y cada uno.
Mientras cada persona y equipo sepa lo que tiene que hacer y como sus tareas se complementan con las de otros, es posible encajar con otros y lograr objetivos comunes, nunca objetivos locales.
Igualmente, es necesario que se trabaje en la mentalidad de cada empleado y equipo para que no piensen solo en lo que deben hacer y quedar bien, sino en hacer que destaque lo que hacen y vaya de la mano con lo que hacen los demás, entender que todos se complementan es la clave.
Perder de vista la meta
Otra causa silo organizacional ocurre cuando los empleados y los grupos solo se enfocan en objetivos concretos, sin tomar en cuenta la meta que persigue la empresa.
Para que lo entiendas mejor, cuando se trabaja en función de un calendario rígido, las personas comúnmente tienden a lograr el objetivo más inmediato solo para cumplir, pudiendo perder de vista otros aspectos importantes, los que terminan quedando sin atender o a la improvisación.
Un ejemplo muy común es que las empresas quieren facturar, y los trabajadores en su afán de lograr alguna cantidad de ventas o de alcanzar una fecha tope, no determinan si el contrato o cliente favorece o no a la empresa. Es entonces, cuando pueden ocurrir pérdidas de calidad, dinero, tiempo, materia prima o de cualquier otro tipo.
Con la presencia de un silo empresarial, ¡La productividad se va al piso!
Consecuencias de los silos organizacionales
Menor productividad
El silo en una empresa, lo primero que afecta son los niveles de producción. La insatisfacción, la desmotivación y el desconocimiento, puede limitar el trabajo de una persona y la de todo un equipo, llegando a afectar los números y la calidad.
El tiempo y esfuerzo debe planificarse (no de forma perfecta, pero si inteligente) para obtener las métricas esperadas, pero si el rendimiento de alguien desciende, o el de todo un departamento, entonces descenderá la productividad.
Pérdidas
Entre las consecuencias que suele traer los silos organizacionales es que ocasionan desperdicio de tiempo, esfuerzo y gastos de dinero innecesarios.
Si estás en medio de un silo, lo peor que puedes hacer es invertir de más, esto aplica tanto a la planificación como a las finanzas, de lo contrario, solo se traducirá en pérdidas.
Dificultades para el trabajo en equipo
Es común que cuando existe un silo organizacional, los trabajadores se aíslen y desconfíen de sus compañeros, tanto en los de su entorno directo como de los integrantes de otras áreas, lo que dificulta la interacción y comunicación entre el equipo de trabajo.
Si bien, cada persona y cada área maneja sus tiempos, y manejan aspectos diferentes, es necesaria la comunicación permanente.
Insatisfacción del cliente
El silo en una empresa no solo repercute de las puertas hacia adentro, también de las puertas hacia afuera. Al no estar clara la información entre departamentos o áreas, se pueden omitir detalles que han podido abordarse previamente y que al final, pueden incidir en la experiencia del cliente, generando desinformación, incoherencia y hasta impedimentos durante la experiencia de compra.
Las dificultades del cliente pueden perjudicar en gran medida a la marca, pues este no gozó del resultado esperado, y puede que busque a tu competencia.
Poca apuesta a la innovación
La creatividad es un elemento imprescindible en toda marca. Y es que el crecimiento de una compañía necesita sí o sí, de ideas creativas que la impulsan a innovar y sorprender constantemente. Son muchas las empresas que subestiman el talento y visión de los empleados, nadie entra solo por casualidad a un trabajo… cada quien lleva consigo experiencias y “algo” que aportar ¡Permitir los intercambios de ideas es clave!
La innovación no llega sola, necesita que entre varios participantes compartan y debatan perspectivas, solo así se puede generar mejoras en el servicio, la atención y el producto.
Ausencia de moral empresarial
La cultura colaborativa en las empresas debe fomentarse, de lo contrario deriva en una baja moral empresarial, que atenta con el compromiso de los trabajadores, su motivación laboral, la desconfianza entre los miembros del equipo y por lo tanto, la cohesión de los mismos.
Este tipo de situaciones, ya sea entre departamentos o jerarquías, suele interferir con el logro de metas, la implementación de nuevas estrategias o la creación de un nuevo servicio o producto.
¿Cómo saber que existe un caso de silo?
- Descontento laboral
- Renuncias de personal
- No existe sinergia entre los equipos
- Se hacen lentos los procesos
- No hay información ni comunicación fluida entre los trabajadores
- Se necesitan controles adicionales o nuevas estrategias
- Implementación de recursos o dinero para compensar las carencias derivadas del silo
- Hay un ambiente de tensión y competitividad permanente
- Poca producción o producción incompleta
- Esquemas de trabajo rígidos
- No hay crecimiento empresarial ni mucho menos innovación
¿Cómo superar los silos organizacionales?
Ahora que comprendes como funciona un silo en las empresas, podemos pasar a darte algunas recomendaciones para superarlas. Recuerda que mientras más pronto las implementes, mejores serán los resultados.
1. Fomentar la colaboración en el equipo
Los silos siempre inician por los líderes, por lo tanto, son ellos quienes deben invitar al intercambio libre de información e incentivar a que se compartan ideas, incluso en ocasiones se pueden dejar algunas decisiones creativas en manos de un equipo. El norte es que no exista resistencia a compartir información y se beneficie todo el equipo, a la vez que se cumplen objetivos específicos.
2. Trazar objetivos comunes
Lo mejor en estos casos es que se busquen objetivos comunes y se trabaje en función de ellos. Cuando existen puntos de encuentro, y estos se relacionan con las metas generales de la empresa, es posible que se de valor al trabajo de cada persona o equipo, haciendo que estos den lo mejor de sí, colaboren y cooperen con otros, rompiendo así las barreras de comunicación.
El que cada quien pueda dar libremente su perspectiva, se debata y se llegue a acuerdos puede proteger a la empresa y se refuerce la cultura laboral.
3. Promover la formación interdepartamental
Una clave fundamental para romper un silo empresarial consiste en educar, promover y trabajar en equipo, recordando que cada área juega un rol fundamental y todos se complementan.
La formación colaborativa es una gran solución, a través de talleres, actividades y eventos, es posible que se trabaje entre varias personas y rompan los silos, reforzando el mensaje que todos son necesarios y cumplen una función vital para la empresa… El mensaje debe enviarse de forma clara y constante, de modo que todo el equipo encaje entre sí y funcione como un engranaje.
También es una recomendación cuando existe interacción entre varias empresas, por ejemplo: multinacionales, empresas multinivel, franquicias, entre otros modelos de negocio similares.
4. Mejorar la comunicación interna
Aunque la división en áreas de trabajo puede ser el punto de partida de un silo, a nivel operativo funciona, el secreto para que no sea un motivo de conflicto radica en que se involucren en proyectos común de modo que se necesiten entre sí, fomentando el intercambio de comunicación y no existan resistencia a ella.
Cuando refuerzas la comunicación interna entre equipos, suelen tomarse mejores decisiones y los resultados son eficaces y prometedores.
5. Estrategias de colaboración
Es común que la ineficacia organizativa pase malas jugadas y que desencadene renuncias masivas. Por lo que te recomendamos invitar a los trabajadores a sentirse parte del equipo y que participen en las necesidades que surjan (que desde luego entren en su campo de acción) ¡No pongas barreras innecesarias!
Usa estrategias que te permitan conocer las habilidades, conocimientos, potencialidades y debilidades de cada persona. Invita que las comparta con el resto del equipo, permítele salir de su zona de confort, probarse a sí mismo y trabajar con sus compañeros… asigna tareas que comparta con otros, pues normalmente las personas no hacen este tipo de esfuerzos por iniciativa propia.
Para identificar áreas de oportunidad y mejora puedes realizar evaluaciones 360, encuestas para empleados, encuestas de satisfacción, encuestas de salida laboral, encuestas de pulso y encuestas de comunicación organizacional, todo esto te permite detectar y reconocer si existe algún tipo de silo.
Como verás, siempre el primer paso es detectar los silos para encontrar la solución más adecuada y mejorar la cooperación. Además de trabajos conjuntos, debes dar flexibilidad para que entre las personas elijan ciertas tareas de acuerdo a lo que saben o en lo que sienten que destacan, de esta forma se motivan, trabajan mejor, se autoexigen y aportan más a la empresa.
Recuerda que, aunque los líderes, ponen parámetros, dar libertad creativa es importante. Los sistemas rígidos de subordinación suelen fracasar pues limitan la creación, la cooperación y la calidad de la producción, al final es en este aspecto que recae el éxito o el fracaso de una empresa.
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