La estructura u organigrama del departamento de ventas influye de forma significativa en el desempeño de una empresa.
Cada área o departamento necesita de conocimiento profundo, de tener claras las actividades a ejecutar, saber hasta dónde llegan sus competencias y como relacionarse con otras áreas.
Lograr un engranaje entre equipos es mucho más sencillo de lograr cuando cada miembro conoce su rol y se toma como punto de partida el organigrama del departamento de ventas.
¿Qué es un organigrama del departamento de ventas?
Comencemos por definir que es en sí un organigrama. Se trata de un esquema de organización para guiar tu fuerza de ventas. Las empresas pueden realizar un organigrama del departamento de ventas externo o interno, eso sí, teniendo en cuenta algunos aspectos que delimiten las cuentas y oportunidades:
- Línea de productos / servicios
- Geografía / territorio
- Industria / segmento vertical
- Tamaño de cliente / cuenta
¿De qué se encarga el Departamento de Ventas?
El departamento de ventas es el impulso de toda empresa, pues su objetivo central son las estrategias comerciales. Pero no solo eso, también es responsable de marcar el ritmo de producción, evitando así que la empresa sufra recesiones económicas a la que vez que se garantizar la expansión a nuevos mercados.
Las funciones del departamento de ventas
1. Marcar las metas a lograr
Esta es quizá una de las funciones claves del departamento de ventas y de las más necesarias. Fijar objetivos claros, alcanzables y realistas orientadas al crecimiento de la empresa y a mejores resultados es la misión de esta área, pues facilitan el guiar los equipos de trabajo al éxito.
Al ser la brújula de una empresa, el departamento de ventas está en la capacidad de crear un sistema de bonificación, un plan de carrera y el pago de comisiones a los vendedores, igualmente evaluar su desempeño y remuneración respectiva.
Entre las responsabilidades del departamento de ventas también se encuentra capacitar y motivar al equipo, por lo tanto, si el desempeño de esta área no es óptimo y sus relaciones públicas no son asertivas, los resultados y el nivel del equipo van a decaer.
2. Dar seguimiento de indicadores de rendimiento
En el departamento de ventas, se suelen establecer los KPI y se monitorean con determinada frecuencia, lo que permite analizar constantemente el rendimiento de la empresa.
Como herramienta de control, los KPI o indicadores de rendimiento, permiten hacer seguimiento a las actividades realizadas, por ejemplo:
- Número de ventas
- Tiempo de respuesta a los clientes potenciales
- Generación de leads u oportunidades de ventas
- Tasas de conversión
Estos indicadores facilitan el definir objetivos, estrategias de planificación y capacitaciones específicas para el equipo.
3. Planificar estrategias
El departamento de ventas también establece la metodología de servicio para que el equipo esté mejor orientado, las estrategias de ventas y define los canales de desempeño y como prevenir problemas.
Para lograrlo, el departamento de ventas debe estar consustanciado con cada detalle de los productos y servicios ofrecidos en la empresa, así le será más fácil fijar precios y atender efectivamente a los clientes, ambos factores que impactan en el éxito de ventas.
Entre las estrategias básicas y elementales de un departamento de ventas se encuentra el capacitar a los vendedores, de forma que se les facilite el proceso de ventas con el conocimiento profundo y las herramientas necesarias para interactuar efectivamente con los clientes.
Otras de las funciones primordiales de esta área es el lanzamiento y modificación de servicios y productos, teniendo en cuenta análisis sobre clientes y la competencia.
4. Atender clientes
La atención al cliente es otra función del área de ventas y el secreto del éxito de las empresas, pues se trata de conocer al cliente, satisfacerlo y lograr su confianza. Esta función es clave pues cuando se cumple, es posible aumentar los ingresos y generar un retorno de inversión.
Es responsabilidad del departamento de ventas garantizar una experiencia memorable en cada interacción con el cliente, por tanto, requiere de empatía, inspirar confianza, ayudarles a solucionar problemas, mantener contacto continuo y respetuoso, dar calidad y rapidez en las respuestas, así como aplicar encuestas de satisfacción para medir la experiencia del cliente.
5. Promocionar
Otro punto importante que debe atender todo departamento de ventas, y que se relaciona directamente con marketing, es el posicionamiento y la promoción.
Esta es una meta en común para ambas áreas, por lo tanto, debe existir colaboración, comunicación, participación y trabajo en equipo constante. Cuando se logra una buena relación de ambos departamentos pueden realizarse campañas promocionales, publicidad, programas de fidelización, participación en ferias y organización de eventos, todos de forma exitosa.
Cargos de un departamento de ventas
Para lograr los objetivos e ingresos deseados, es importante cubrir los cargos más importantes, pues la gestión comercial debe funcionar de forma estratégica. Desde luego dependiendo del tamaño y tipo de empresa, un departamento de ventas puede tener más o menos cargos.
Los cargos imprescindibles en un departamento de ventas son cuatro:
Director comercial
Este es un rol de liderazgo en el departamento, siendo la persona con la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las diferentes funciones del departamento de ventas. Suele ser un profesional proactivo, organizado, con capacidad de delegar y tener una visión estratégica de los resultados.
Gerente de ventas
Es el responsable de planificar, organizar y supervisar el área de ventas, las acciones a realizar y las estrategias con el objetivo de incrementar las ganancias de la empresa. Está a cargo del equipo de ventas y las actividades que realizan en función de la gestión comercial.
Supervisor
Este profesional se encarga del grupo de vendedores, por lo tanto, se ocupa de la formación del personal del área, el desarrollo de informes sobre su desempeño y además, registra y analiza las operaciones de ventas.
Vendedor
Este rol puede cumplirlo una o más personas, y el foco está en gestionar y atender a los clientes, otorgándoles la mejor experiencia de compra. Igualmente, está en la capacidad y la tarea de recibir los reclamos de los usuarios, y ser un puente con los supervisores, a fin de dar respuestas y soluciones. Por lo regular, hay varias funciones que puede y debe realizar un vendedor:
- Llevar un registro de las ventas diarias
- Supervisar los productos demandados por los clientes
- Promocionar los productos o servicios
- Llevar un registro de insumos, suministros y productos
- Hacer cierres de cajas al finalizar cada jornada
Otros cargos necesarios
El organigrama de cada empresa puede variar, por lo tanto, algunos de los cargos que te vamos a mencionar pueden o no aparecer en el organigrama del departamento de ventas de tu lugar de trabajo:
Export Area Manager: Este es uno de los cargos más buscados y cotizados en el sector comercial, pues es la persona responsable de supervisar las acciones comerciales en el exterior, por lo tanto, tiene presencia internacional y debe programar ciertas reuniones puntuales, planificar y llevar registros de forma organizada.
Key Account Manager: Es un profesional estratégico que se ocupa de gestionar las cuentas clave de una empresa, por lo tanto, es un cargo que suelen incorporar grandes empresas.
Tipos de Organigrama del departamento de ventas
1. Organigrama de ventas geográfico o territorial
Este tipo de organización del departamento de ventas por geografía o territorio permite a cada vendedor familiarizarse con una ubicación geográfica específica y establecer un puente con empresas locales, conocer a la competencia del lugar y hacer seguimiento de las cuentas objetivo.
- Ventajas: Puede ser más fácil evaluar a tus representantes, basándote en el rendimiento y el potencial de mercado de una ubicación geográfica. También incentiva a los vendedores en tener mayor conocimiento de los compradores locales y se presta para una mejor organización de tiempos.
- Desventajas: Al existir una estructura geográfica y territorial puede derivar en que los representantes de ventas trabajen en lugares muy lejanos, lo que limita su experiencia. Puede ocurrir que si hay pocas ventas el vendedor deje de esforzarse, justo por el mismo motivo es que incluyas a tu equipo personas dispuestas a trasladarse a nuevos territorios.
2. Organigrama de ventas por línea de productos / servicios
Si tu empresa se dedica a vender diversidad de productos u ofrecer diferentes servicios, puedes alinear a los vendedores con esos productos y servicios. Permíteles convertirse en expertos en algún tipo de producto o servicio, así pueden sentirlo propio y comunicar mejor sus beneficios.
- Ventajas: Esta estructura fomenta un conocimiento profundo de lo que se va a vender, lo que hará que tus representantes de ventas se especialicen y sean más efectivos. Al ser representantes de ventas más productivos, puedes implementar el reconocimiento por desempeño y crear la figura de vendedor estrella.
Este organigrama focalizado en los productos y servicios apuesta por más leads y ventas especializadas, pues tus vendedores se alejan de la venta masiva y se concentran en menos prospectos con mayor probabilidad de compra.
- Desventajas: Una posible desventaja de este organigrama es que los representantes pueden llegar a centrarse más en las características de los productos que ofrecen y no tanto en la mejor solución para el cliente. Hay otro detalle y es que, si tus productos y servicios cambian frecuentemente, es mantener una actualización constante para que las ventas sean lo más efectivas posibles
Otro detalle a considerar es que los vendedores pueden limitarse a un solo producto y evitan las ventas cruzadas, por lo que un comprador que desee más de un producto o servicio puede que tenga que ser atendido por uno, dos o tres vendedores, lo que no resulta funcional. Maneja muy bien la motivación de tus representantes, pues les puede frustrar este tipo de situaciones y caer en una zona de confort.
3. Organigrama de ventas por tamaño de cuenta / cliente
Esta es otra estructura popular en los departamentos de venta. Lo primero que debes tener muy claro es son diferentes las habilidades que requiere un representante para vender a una PYME y las que necesita en el caso de una empresa… ambas tienen estructuras, propósitos, presupuestos y muchos aspectos diferentes.
Permite que los representantes se familiaricen con las complejidades de estas cuentas para satisfacer mejor las necesidades del cliente.
- Ventajas: Los vendedores que se enfocan en cuentas tienen el potencial para convertirse en consultores sagaces y comprometidos con sus clientes. En este caso, el conocimiento del cliente es lo más importante, mientras que el tipo de audiencia solo es un impulso para hacer inbound sales.
- Desventajas: Este organigrama permite a los equipos tomar conciencia de lo difícil que puede ser administrar los recursos. La clave del éxito está en mantener una comunicación constante y fluida con el equipo para garantizar que todos los clientes reciban la misma calidad de servicio.
Eso sí, debes asegurarte que tus remuneraciones o comisiones sean justas, pues muchas veces los vendedores de cuentas corporativas obtienes más beneficios, mientras que los representantes que atienden cuentas ganan menos y pueden sentirse estancados.
4. Organigrama de ventas por industria / vertical
Primero tengamos claro que venta vertical se enfoca en una sola industria, por lo tanto, diferentes empresas utilizarán tus productos o servicios de distintas maneras. La clave está en que tus representantes estén bien informados sobre cómo posicionar tu oferta en estas diversas verticales ¡Adapta tu fuerza de ventas para que puedan responder las necesidades de cada vertical!
- Ventajas: Es un tipo de organigrama riguroso, lo que brinda un sistema ordenado y una mejor planeación. Esta estructura se presta para productos o servicios especializados, no tanto para ofertas masivas.
- Desventajas: Puede resultar en una de las formas más costosas de estructurar tu equipo de ventas, pues no es tan versátil y flexible como los otros organigramas.
Estructura de un organigrama de ventas
Un organigrama de ventas suele lucir como el que te mostramos a continuación. Aunque puedes adaptarlo a la estructura organizativa necesitas: por territorio tamaño de cliente, línea de producto o servicio o por sector.
Contar con una representación visual bien definida de cómo se estructura tu equipo de ventas puede ser útil para que los equipos trabajen bien entre sí, es decir, sean más colaborativos y la comunicación sea más efectiva.
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